Materi Kearsipan

PERLINDUNGAN ARSIP

A.   Pengertian dan cara perlindungan arsip

Istilah perlindungan mempunyai berbagai macam pengertian

      Perlindungan yang berarti tempat berlindung supaya aman

      Perlindungan berarti perbuatan melindungi, penjagaan untuk mendapatkan keselamatan dan keamanan

      Melindungi berarti menjaga supaya selamat, meluputkan dari bahaya bencana dsb

Dengan demikian perlindungan arsip dapat pula mempunyai beberapa arti :

      Perlindungan arsip mempunyai arti tempat / alat yang dipergunakan untuk menaruh, meletakkan, menyimpan arsip sehingga arsip itu aman

      Perlindungan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip itu aman

      Melindungi arsip berarti menjaga arsip-arsip supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya bencana, kerusakan dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab

              Secara singkat dapat kita katakan bahwa yang dimaksud dengan perlindungan arsip dalam buku ini adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/ perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dsb).

              Dengan demikian tujuan perlindungan arsip adalah mengadakan penjagaan. Agar arsip-arsip :

         Tidak hilang

         Tidak jatuh ketangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab

         Tidak disalah gunakan oleh orang-orang / pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan / kepentingan pribadi

         Tidak cepat / mudah rusak

Secara singkat dapat dikatakan bahwa tujuan perlindungan arsip adalah menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggung jawaban tsb. Bagi kegiatan pemerintah.

Usaha melindungi arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu : dengan penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan dan pengawetan arsip.

1.   Penyimpanan arsip

          Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu system tertentu yang memungkinkan :

a.    Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan

b.    Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

c.    Pengembalian arsip ketempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

2.    Pengamanan dan pemeliharaan arsip

3.    Pengawetan arsip

       Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya :

a.    Dengan mengadakan reproduksi dan fotografi

b.    Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip

c.    Dengan mengadakan laminasi arsip

    Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti tersebut diatas selama arsip itu masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip. Hal iini sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam pasal 10 ayat 1. Undang-undang nomor 7 tahun 1971, yang mengatakan bahwa : Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dinamis. Sedangkan perlindunan terhadap arsip statis menjadi tanggung jawab dan wewenang arsip nasional R.I hal ini sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam pasal 9 undang-undang nomor7 tahun 1971 ( lihat juga bab 8 huruf C ). Untuk melakukan perlindungan terhadap arsip statis organisasi Arsip Nasional R.I dilengkapi dengan satuan organisasi yang disebut Pusat Konservasi Kearsipan.

   Pusat Konservsi Kearsipan pada Arsip Nasional R.I mempunyai tugas melaksanakan penyimpanan, perawatan, panataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya, menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmiah dan umum.

   Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai fungsi :

a.    Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip statis dari lembaga-lembaga Negara dan bahan-bahan pemerintah

b.    Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyimpanan, penataan, pengamanan dan pemeliharaan arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya dan menata keluar masuknya arsip-arsip tersebut

c.    Melakukan perawatan dan pengawetan arsip-arsip statis

d.    Mengolah, mengklasifikasikan dan menginvestarisasikan arsip-arsip

        

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut Pusat Konservasi Kearsipan antara lain dibantu oleh bidang Perawatan dan Pengawetan Arsip. Bidang Perawatan dan Pengawetan Arsip mempunyai tugas merawat dan mengawetkan arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepada Arsip Nasional R.I.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bidang Perawatan dan Pengawetan Arsip mempunyai fungsi :

a.    Melaksanakan pekerjaan reproduksi dan fotografi

b.    Melaksanakan pekerjaan restorasi dan penjilidan arsip

c.    Melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka perawatan dan pengawetan arsip