Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

B.     Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1.       Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:

·        Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

·        Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan

·        Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

·        Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

·        Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

·        Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.       Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1)       Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2)     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3)     Menyusun rencana pengadaan barang

b.       Barang tak habis pakai

1)       Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2)     Memperkirakan biaya perlengkapan

3)     Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4)     Menyusun rencana pengadaan tahunan

c.       Barang tidak bergerak

1)       Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)       Menyusun rencana pengadaan tanah

b)       Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)       Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)       Mengadakan survei harga dilokasi

e)       Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2)      Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)       Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)       Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)       Menyusun rencana anggaran biaya

d)       Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a.       Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b.       Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

c.       Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d.       Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e.       Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)

f.        Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2.     Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a.       Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1)       Agar barang tidak cepat rusak

2)     Agar tidak terjadi kehilangan barang

3)     Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4)     Memudahkan dalam pengawasan

5)     Memudahkan dalam analisa

b.       Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1)       Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2)     Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3)     Sifat barang yang disimpan

4)     Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5)     Prosedur dan tata kerja

6)     Biaya yang disediakan

7)      Tenaga yang diperlukan

8)     Jangka waktu penyimpanan

c.       Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1)       Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2)     Barang disimpan dalam keadaan bersih

3)     Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4)     Barang disimpan ditempat yang memadai

5)     Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6)     Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7)      Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8)     Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9)     Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3.     Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

·        Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

·        Agar barang tidak mudah hilang

·        Agar barang tidak kadaluarsa

·        Agar barang tidak mudah susut

·        Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu

1)       Pemeliharaan sehari-hari

2)     Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b.       Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1)       Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2)     Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

·        Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

·        Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

·        Sediakan alat pemadam kebakaran

·        Jangan menyimpan bahan bakar

·        Pasang pengumuman dilarang merokok

·        Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

·        Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

·        Perbaiki barang-barang yang rusak

·        Simpan barang-barang dengan baik dan benar

·        Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

·        Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

·        Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

·        Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4.     Inventarisasi

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

·        Agar peralatan tidak mudah hilang

·        Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

·        Memudahkan dalam pengecekan barang

·        Memudahkan dalam pengawasan

·        Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan

a.       Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b.       Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c.       Buku catatan barang noninventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5.     Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a.       Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1)       Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)     Sebagai pengendali persediaan

3)     Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)     Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

b.       Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1)       Bukti penerimaan barang

2)     Bukti pembelian barang

3)     Bukti pengeluaran barang

4)     Kartu barang

5)     Kartu persediaan

6)     Daftar inventaris

7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

c.       Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1)       Memeriksa barang

2)     Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3)     Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)     Menghitung pengeluaran barang

5)     Menghitung sisa persediaan

6)     Mencatat mutasi barang

7)      Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

HUMAS (Public Relations)

Pengertian Dan Ruang Lingkup Humas (Public Relations)

Pengertian Public Relations Menurut Ahli

Keberadaan public relations di dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat diperlukan untuk menciptakan dan membangun citra positif perusahaan. Sesuai dengan fungsinya. Public relations merupakan kegiatan komunikasi yang terencana dan terselenggara antara organisasi atau perusahaan kepada public internal dan eksternal dengan maksud terjalinnya hubungan harmonis serta adanya saling pengertian dan kerjasama antara keduanya yang saling menguntungkan.

Lebih lanjut untuk mengetahui dan memahami public relations penulis akan mengemukakan beberapa pendapat mengenai definisi public relations. Definisi public relations menurut Combs-Nimmo dalam buku Propaganda baru yang diterjemahkan oleh Amalia, diartikan sebagai berikut:

“Public Relations adalah fungsi komunikasi manajemen yang digunakan oleh organisasi untuk mengadaptasi, mengubah,ataupun mempertahankan lingkungan mereka untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi(1994-212).”

Setiap pengertian dalam definisi tersebut memperlihatkan aspek kunci dari public relation. Fungsi komunikasi mengusulkan agar komunikasi bukan menjadi satu-satunya alat vital, bagi beberapa aktifitas organisasi pengembangan, formulasi, produk dan penjualan produk, kebijaksanaan dan lain-lain.

Manajemen ditunjukan agar para spesialis yang bekerja dibawah supervisi managerial mengatur komunikasi publik. Organisasi mengimplikasikan bahwa hubungan masyarakat terutama dilaksanakan bagi aktivitas-aktivitas yang diorganisasikan. Asumsinya adalah bahan yang baik bagi organisasi maka baik juga bagi anggotanya, dan apa yang buruk bagi anggota dapat berarti buruk juga bagi organisasi. Adaptasi, perubahan, mepertahankan lingkungan menekan bahwa organisasi ada dalam konteks sosial, ekonomi, politik, teknologi, dan dalam konteks yang beragam. Public relations menggunakan ide-ide dan informasi untuk membantu pengadaptasian konteks, mempertahankannya atau mempertahankan keberadaan hal-hal tertentu.

Tujuan-tujuan dari sebuah organisasi dan usaha-usaha hubungan masyarakatnya “tidaklah saling berhubungan secara timbal balik”, tujuan-tujuan public relitions merupakan konsekuensi dari tujuan-tujuan organisasi bukan sebaliknya, meskipun demikian seperti yang akan kita lihat tidak lama lagi. Kadang-kadang hal ini dapat terjadi dan dengan konsekuensi yang tidak diharapkan.

Menurut Harlow yang dikutip oleh Ruslan, dalam buku Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi adalah :

“Humas adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktifitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama ; melibatkan manajemen dalam persoalan/permasalahan, membantu manajemen mampu menanggapi opini public ; perubahan secara efektif ; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagi sarana utama (200:17)”.

Dari definisi diatas, bahwa public relations menekankan pada fungsi manajemen. Hal ini menunjukan bahwa public relations erat kaitannya dengan manajemen, dimana seorang PRO mempunyai fungsi yang melekat dengan kegiatan manajemen, dalam arti didalam suatu system manajemen terkandung kegiatan public relations yang mempunyai kontribusi yang sangat penting untuk membantu dan memfungsikan kegiatan manajemen dalam membantu hal-hal yang berkaitan dengan upaya untuk menilai sikap public terhadap organisasinya. Hal ini memberikan konsekuensi bahwa public relations merupakan hal yang harus terlembaga atau institusional.

Definisi lain Public Relations menurut Jefkins yang diterjemahkan oleh Agung dan Sumiharti dalam bukunya Public Relations adalah :

“Public Relations adalah keseluruhan bentuk komunikasi yang terencana, baik itu keluar maupun kedalam, yakni antara suatu organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik atas dasar adanya saling pengertian”.(1996:9)

Dari definisi diatas dapat diambil pemahaman bahwa kegiatan Public Relations merupakan suatu bentuk komunikasi yang sasarannya adalah public didalam organisasi, dengan landasan saling pengertian sehingga tercipta kerjasama yang harmonis dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik.

Public Relations secara umum merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh goodwill, kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dari public atau masyarakat. Tentu saja untuk mencapai tujuan tersebut, kegitan Public Relations harus diarahkan kepada upaya membina hubungan baik dengan publik-publik yang berkepentingan. Hubungan yang harmonis dapat terjalin dengan cara memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai rencana kebijaksanaan, aktifitas, program kerja dan rencana usaha-usaha organisasi atau perusahaaan berdasarkan harapan dan kegiatan-kegiatan public.

Sementara itu dalam pertemuan asosiasi-asosiasi Public Relations seluruh dunia di Mexico City, Agustus 1978, yang dikutip oleh Effendy dalam buku Hubungan Masyarakat menghasilkan pernyataan mengenai definisi PR sebagai berikut :

“Praktik Humas adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasehati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum”. (1999 : 7)

Definisi tersebut dapat diartikan pengertian yang tidak timbal balik itu masalah-masalah yang dihadapi organisasi, juga menuntut pengakuan dan penerimaan terhadap kebutuhan serupa kelompok yang mempunyai kepentingan didalamnya.sedangkan pengertian komunikasi dalam Public Relations adalah proses dari kedua belah pihak, yang membutuhkan pengertian lewat mata, telinga, dan mulut. Usaha ini harus disadari penuh, ditentukan secara selektif, dan dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu.

Ruang Lingkup Public Relations 

Berfungsi tidaknya Public Relations dalam sebuah organisasi menurut Efendy dalam bukunya Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunologis, dapat diketahui dari ada tidaknya kegiatan yang menunjukan ciri-cirinya yakni :

a. “Public Relations adalah kegiatan komunikasi dalam suatu yang berlangsung dua arah secara timbal balik.

b. Public Relations merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh manajemen suatu organisasi.

c. Pulic yang menjadi sasaran kegiatan Public Relations adalah public eksternal dan public internal.

d. Operasionalisasi Public Relations adalah membina hubungan yang hrmonis antara organisasi dengan public dan mencegah terjadinya rintangan psikologis baik yang timbul dari pihak organisasi maupun dari pihak public”. (19994 : 24). 

Kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua. Kegiatan-kegiatan yang ditujukan kedalam disebut Internal Public Relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan keluar Exsternal Public Relations. 

Menurut Kasali dalm buku Manajemen Public Relations, Publik Internal adalah masyarakat yang berada dalam organisasi dan melakukan aktifitas yang berhubungan dengan kelangsungan hidup organisasi tersebut yang terdiri dari :

1.Pemegang saham dan pemilik perusahaan.

Manajer dan Top Executives, yaitu orang-orang yang memegang jabatan structural dalam perusahaan.

2.Karyawan, yaitu orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan structural.

3.Keluarga karyawan (1994 : 65).

Dalam usaha untuk menciptakan suasana yang menyenagkan dan keuntungan dalam badan itu, komunikasi yang bersifat “two-way Communication” mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan juga antara bawahan dan pimpinan yang merupakan “feedback” yang berdasarkan hubungan manusiawi yang baik dan menciptakan suasana kerja yang kondusif. Tugas Public Relations dalam Internal Public Relations yaitu menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif.

Sedangkan public eksternal Menurut Kasali dalam Manajemen Public Relations adalah masyarakat yang berada di luar organisasi namun keberadaannya turut mempengaruhi aktifitas organisasi yang terdiri atas :

1.Konsumen, adalah pihak yang membeli produk/jasa suatu perusahaan.

2.Bank, merupakan pihak yang menyediakan dana untuk digunakan sebagai modal.

3.Pemerintah, yaitu sebagai penentu kebijakan.

4.Pesaing, sebagai alat untuk mengukur efisiensi perusahaan dari keadaan yang ditawarkan oleh pesaing.

5.Komunitas, yaitu masyarakat yang tinggal, hidup, dan berusaha disekitar perusahaan.

6.Media,masa/pers yang berupa hubungan timbal balik untuk membantu penyebaran informasi bagi masyarakat mengenai perusahaan dan bagi pers sendiri untuk mendapatkan informasi untuk menjadi bahan berita. (1994 :75) 

Berdasarkan hal tersebut, tugas penting Exsternal Public Relations adalah mengadakan komunikasi yang efektif, informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada public diluar badan itu. Informasi yang disampaikan harus jujur, teliti dan berdasarkan fakta. Sebab public mempunyai hak untuk mengetahui hal yang sebenarnya terjadi dalam perusahaan.

Dengan kelompok-kelompok tersebut harus senantiasa diadakan kominikasi dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis dengan mereka. Hubungan baik dengan public Eksternal sama pentingnya dengan public Internal, turut menentukan sukses tidaknya tujuan yang dicapai oleh suatu organisasi.