Kegiatan pengelolaan sarana dan
prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi,
dan laporan sarana dan prasarana.
1.
Pengadaan
Adalah
semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang
pelaksanaan tugas.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
·
Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
·
Tentukan
jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
·
Sediakan
dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
·
Penyimpanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana
·
Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana
·
Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a.
Barang
habis pakai
Kegiatan
perencanaan barang habis pakai:
1)
Menyusun
daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2)
Menyusun
perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3)
Menyusun
rencana pengadaan barang
b.
Barang
tak habis pakai
1)
Menyusun
dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2)
Memperkirakan
biaya perlengkapan
3)
Menetapkan
skala prioritas menurut dana yang tersedia
4)
Menyusun
rencana pengadaan tahunan
c.
Barang
tidak bergerak
1)
Tanah
Perencanaan
tanah sebagai berikut;
a)
Menyusun
rencana pengadaan tanah
b)
Mengadakan
survei untuk menentukan lokasi tanah
c)
Mengadakan
survei terhadap adanya sarana jalan
d)
Mengadakan
survei harga dilokasi
e)
Mengajukan
rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2)
Bangunan
Perencanaan
bangunan meliputi:
a)
Mengadakan
survei tentang keperluan bangunan
b)
Mengadakan
perhitungan luas bangunan
c)
Menyusun
rencana anggaran biaya
d)
Menyusun
tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan
memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;
a.
Bagian
yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang
ke bagian gudang
b.
Petugas
gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
c.
Surat
diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan
barang/bahan kantor
d.
Selanjutnya
meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e.
Sebelum
barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan
kualitasnya)
f.
Sesudah
dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang
membutuhkan
2.
Penyimpanan
Adalah
kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan
a.
Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Agar
barang tidak cepat rusak
2)
Agar
tidak terjadi kehilangan barang
3)
Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4)
Memudahkan
dalam pengawasan
5)
Memudahkan
dalam analisa
b.
Sebelum
penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1)
Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2)
Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3)
Sifat
barang yang disimpan
4)
Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan
5)
Prosedur
dan tata kerja
6)
Biaya
yang disediakan
7)
Tenaga
yang diperlukan
8)
Jangka
waktu penyimpanan
c.
Cara
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Barang
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2)
Barang
disimpan dalam keadaan bersih
3)
Barang
disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4)
Barang
disimpan ditempat yang memadai
5)
Barang
disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6)
Barang
disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7)
Barang
disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8)
Barang
yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9)
Barang
yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3.
Pemeliharaan
Adalah
kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai
Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;
·
Agar
barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
·
Agar
barang tidak mudah hilang
·
Agar
barang tidak kadaluarsa
·
Agar
barang tidak mudah susut
·
Agar
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan
dengan berbagai cara:
a.
Pemeliharaan
berdasarkan waktu
1)
Pemeliharaan
sehari-hari
2)
Pemeliharaan
berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b.
Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
1)
Pemeliharaan
barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2)
Pemeliharaan
barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,
sebaiknya dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
·
Sediakan
kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
·
Bersihkan
sarana dan prasarana agar bebas dari debu
·
Sediakan
alat pemadam kebakaran
·
Jangan
menyimpan bahan bakar
·
Pasang
pengumuman dilarang merokok
·
Gunakan
sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
·
Pisahkan
barang-barang yang rusak dan tidak rusak
·
Perbaiki
barang-barang yang rusak
·
Simpan
barang-barang dengan baik dan benar
·
Simpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
·
Matikan
listrik dan AC sebelum pulang kera
·
Tutup
rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
·
Tutup
jendela ruangan sebelum pulang kerja
4.
Inventarisasi
Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana;
·
Agar
peralatan tidak mudah hilang
·
Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
·
Memudahkan
dalam pengecekan barang
·
Memudahkan
dalam pengawasan
·
Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau
format pencatatan
a.
Buku
induk inventaris
Adalah
buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah
dimiliki oleh suatu kantor.
b.
Buku
golongan barang inventaris
Adalah
buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut
golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai.
c.
Buku
catatan barang noninventaris
Adalah
buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.
5.
Laporan
sarana dan prasarana
Adalah
suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana
kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana
tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka
waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
a.
Fungsi
adanya laporan sarana dan prasarana
1)
Sebagai
bahan pertanggungjawaban
2)
Sebagai
pengendali persediaan
3)
Memberikan
informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4)
Sebagai
dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b.
Dalam
menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1)
Bukti
penerimaan barang
2)
Bukti
pembelian barang
3)
Bukti
pengeluaran barang
4)
Kartu
barang
5)
Kartu
persediaan
6)
Daftar
inventaris
7)
Daftar
rekapitulasi barang inventaris
c.
Teknik
pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1)
Memeriksa
barang
2)
Menghitung
persediaan barang awal tahun anggaran
3)
Menghitung
penerimaan dan pengadaan barang
4)
Menghitung
pengeluaran barang
5)
Menghitung
sisa persediaan
6)
Mencatat
mutasi barang
7)
Melaporkan
kepada atasan atau pimpinan
