OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal
dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan
di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem
informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya
sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an,
ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan
devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu
mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita
magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang
bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis
kantor, yaitu :
1.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional
yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical
Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system
elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi
informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik
Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan
suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk
memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang
didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan
khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.
Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran
menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena
otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi.
Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan,
akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model
Otomatisasi perkantoran di atas
tidak terjadi aliran data
tetapi hanya ada aliran komunikasi dan
informasi. Pengertian data sendiri adalah
penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui
proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat
bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah
adanya saling tukar menukar
informasi antara dua obyek atau lebih.
Konsep-konsep
otomatisasi
- Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
- Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Manfaat
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai
komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara
minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan,
dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat
untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar