kali ini saya akan mempublikasikan tentang TATA RUANG KANTOR
Tata Ruang Kantor (Pengertian, Tujuan. Asas-asas,
Prinsip, Bentuk Tata Ruang Kantor)
A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA
RUANG KANTOR
PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,
yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
·
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
·
Menurut Litlefield &
Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan
pada luas yang tersedia).
TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus
kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan
dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan
tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai
beberapa keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat
sebagai berikut:
1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
B. ASAS-ASAS
POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1. Asas-Asas
Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang
kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2. Prinsip-Prinsip
Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela
dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.
C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan
ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
§ Moral pekerja
atau staf tetap terjaga.
§ Pekerjaan yang
sifatnya rahasia tetap terjaga.
§ Menghindari gangguan
dari pekerja satu ke yang lainnya.
§ Pimpinan akan
lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan
para karyawan.
Kelemahannya:
§ Pengawasan
lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
§ Cahaya sulit
masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
§ Apabila
diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
§ Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
§ Pengawasan
lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
§ Hubungan antar
pegawai cepat dan mudah.
§ Memperlancar
arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus
mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
§ Cahaya mudah
masuk dan udara mudah beredar.
§ Mudah merubah
ruangan.
§ Perubahan
organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan
luwes.
§ Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan
terbatas.
Kelemahannya:
§ Dapat
merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§ Akan mengurangi
keamanan bagi pekerjaan rahasia.
§ Pekerja akan
kehilangan kepribadian.
§ Apabila ada
pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang
lain.
§ Peralatan kantor
yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
§ Pimpinan lebih
terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP
Ruang kantor
semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
§ Keuntungan ruang kantor semi tertutup
adalah untuk menjaga privasi kerja
§ kerugian ruang kantor semi tertutup
adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
D. LINGKUNGAN
FISIK KANTOR
Salah satu yang
harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor
lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan
masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan
mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
- Sumber tenaga kerja
dan kebutuhan kantor.
- Udara yang bersih dan segar.
- Ongkos pemeliharaan yang rendah.
-
Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
E. FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa
keuntungan, diantaranya:
a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan
diperoleh keuntungan diantaranya:
a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam
kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca
indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan
riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan
otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh
terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral
3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka
diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari
bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN
TATA RUANG KANTOR
1.
Pekerjaan
dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
2.
Rangkaian
aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
3.
Segenap
ruang dipergunakan secara efisien
4.
pengawasan
terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.
pihak
luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor
tersebut.
6.
Susunan
tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
G. LANGKAH-LANGKAH
DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut :
1. Buat denah kantor dalam
ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis,
proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja,
lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik
penataan meja kerja.
4. Pindah atau hapus dan
gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas
tata ruang yang baik
TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA
RUANG KANTOR
Penataan meja kerja
dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif
lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil
memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu
kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja
perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan
dengan cara berikut :
1. Meja-meja kerja sebaiknya
disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola
susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang
terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa
baris.
3. Diantara baris meja dan
blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu
lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu
blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu
baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam
suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau
didepan personil berhadapan dengan personil.
6. Penempatan pimpinan suatu
unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat
dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil
disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari
lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan
pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan
alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang
dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi
kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki
perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan
perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang
menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran
tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki
perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding
agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk
mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan
membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar
tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat
pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri
dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi
pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu
lintas pimpinan dan tamu.
STANDAR RUANG KANTOR
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik
yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer
perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah
ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain
menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang
kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan,
dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas
ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus
menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu
Udara
Temperatur yang layak
harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau
udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan
Cahaya
Cahaya alam / lampu yang
cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan
seharusnya
f. Fasilitas
kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan
sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas
Cuci
Ruang Cuci muka / tangan
dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk
secukupnya.
h. Air
minum
Air bersih untuk keperluan
minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat
pakaian
Dalam kantor harus
disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat
duduk
petugas harus disediakan
tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai,
gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar
tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan
bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang
berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban
berat
Petugas tidak boleh
ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan
pertama
Dalam ruang kerja harus
dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang
pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan
kebakaran
Alat pemadam
kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan
secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan
kecelakaan
Kecelakaan
dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari
harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
H. MERANCANG
TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang
pekerjaan tersebut.
d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang
pekerjaan tersebut.
e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g) Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar